MS Excel, cunoscut și sub numele de Microsoft Excel, este un software utilizat pe scară largă în majoritatea companiilor sau afacerilor din întreaga lume. Oferă diverse instrumente, funcții și caracteristici pentru a face acest software profitabil pentru companiile globale din diverse domenii. Prin urmare, pentru a învăța și a organiza corect datele folosind Excel, trebuie să cunoaștem definiția și elementele de bază ale acestui software puternic.

Acest articol discută definiția MS Excel și elementele sale de bază pentru a ne ajuta să ne familiarizăm cu acest software puternic.

Definiția MS Excel

Prin definitie, „Microsoft Excel este un program de calcul tabelar creat de Microsoft care utilizează tabele pentru a înregistra și analiza date numerice și statistice cu formule și funcții”.

Cu cuvinte simple, MS Excel este un program puternic de foi de calcul inclus cu Microsoft Office și este folosit în principal pentru a înregistra date în tabele. Este format din mai multe rânduri și coloane, care pot fi folosite pentru a introduce date. Programul este considerat util pentru diverse sarcini, cum ar fi calcularea cheltuielilor săptămânale, realizarea de fișe de salariu, contabilitate și sortarea/filtrarea interactivă a datelor după diverse criterii.

Istoricul și versiunile MS Excel

MS Excel este unul dintre cele mai vechi programe software pentru foi de calcul și a trecut prin mai multe actualizări și remedieri. Acest puternic program de foi de calcul a fost lansat inițial în 1985 pentru sistemele bazate pe Macintosh. Mai târziu, a fost lansat pentru alte platforme populare, inclusiv Windows.

Următorul tabel afișează lista tuturor versiunilor de Excel lansate până acum pentru Macintosh:

Următorul tabel afișează lista tuturor versiunilor de Excel lansate până acum pentru Windows:

Este important de reținut că Excel versiunea 4.0 a fost inclusă ca parte a Microsoft Office Suite în Office versiunea 3.0. De atunci, Excel a fost actualizat continuu cu suita Office.

Caracteristicile MS Excel

În primele zile, Excel a jucat un rol crucial în efectuarea diferitelor operațiuni financiare pentru întreprinderi, inclusiv evidența contabilă și evidența. Cu toate acestea, a primit mai multe actualizări de-a lungul timpului, ceea ce a ajutat de obicei la transformarea Excel într-un software obligatoriu pentru procesele de afaceri. Cea mai recentă versiune de Excel vine cu o gamă largă de funcții.

Unele dintre caracteristicile esențiale ale Microsoft Excel includ următoarele:

Antet și subsol: La fel ca documentele Word, putem folosi și un antet/subsol în documentele noastre Excel. Este situat în partea de sus și de jos a fiecărei pagini a unui document foaie de calcul.

Găsiți și înlocuiți: MS Excel ne permite să găsim datele dorite, cum ar fi text sau numere, folosind funcția Găsiți din foaia de lucru. În plus, putem înlocui și datele existente cu date personalizate actualizate.

alfabet cu numere

Protecție cu parolă: Folosind parola, ne putem proteja registrul de lucru Excel împotriva accesului neautorizat. Această caracteristică ne ajută în cele din urmă să ne păstrăm datele în siguranță.

Filtrarea datelor: Filtrarea datelor este o modalitate mai rapidă de a găsi și de a continua lucrul cu un subset de date dintr-un interval selectat. Funcția de filtrare a datelor este la îndemână și vine cu opțiuni de Filtru automat și Filtru avansat.

Sortarea datelor: Folosind funcția de sortare a datelor, putem aranja datele foilor de lucru Excel în anumite ordine logice. Excel ne permite de obicei să sortăm datele în diferite moduri, inclusiv în ordine crescătoare sau descrescătoare.

Formule încorporate: MS Excel conține o gamă largă de formule pe care le putem folosi pentru a efectua calcule ușor până la complexe. Unele formule de bază includ suma, scăderea, înmulțirea, împărțirea, media, minimul etc.

Actualizare în timp real a datelor: În excel, aplicăm diferite funcții pentru a calcula valori și a obține rezultatele dorite. Dacă înlocuim unele valori existente cu cele noi, Excel actualizează automat rezultatele în celulele corespunzătoare.

Inserarea graficelor: Una dintre caracteristicile proeminente ale Excel este disponibilitatea diferitelor diagrame, cum ar fi diagrame circulare, diagrame cu bare, diagrame cu linii și multe altele. Aceste diagrame pot face uneori o diferență uriașă în analiza și compararea datelor.

Pe lângă caracteristicile standard ale foilor de calcul, Excel oferă și suport de programare prin Visual Basic pentru aplicații (VBA) de la Microsoft, abilitatea de a accesa date din surse externe prin intermediul Microsoft Dynamic Data Exchange (DDE).

Utilizări ale MS Excel

MS Excel este utilizat pe scară largă pentru a organiza datele și pentru a efectua calcule ușor până la complexe pentru obținerea rezultatelor pentru analiza financiară. Este preferat în aproape toate sectoarele de afaceri și la companii de la scară mică la mare.

În ciuda acestui fapt, este folosit și pentru gestionarea cheltuielilor și a altor lucruri bazate pe date pentru cerințele de acasă. Nu este greșit să spunem că utilizările MS Excel sunt aproape infinite. Diferiți oameni folosesc acest software puternic în funcție de nevoile lor.

Unele dintre utilizările esențiale ale MS Excel sunt enumerate mai jos:

• De introducere a datelor
• Management de date
• Analiză financiară
• Modelare financiară
• Contabilitate
• De gestionare a timpului
• Managementul sarcinilor
• Programare (VBA)
• Managementul relatiilor cu clientii (CRM)
• Diagrame, grafice și raportare

În special, Excel este o cerință pentru orice date care trebuie organizate.

Interfața Excel

Interfața Excel este simplă și poate fi înțeleasă cu ușurință. Acest lucru este important pentru a înțelege interfața principală pentru a începe lucrul la ea.

Următoarea imagine afișează toate secțiunile majore ale Excel, inclusiv bara de formule, rândul, coloana, celula, fila foaie de lucru etc.

Să discutăm pe scurt toți termenii afișați în imaginea de mai sus:

Celula:Punctul de intersecție al unui rând și al unei coloane este denumit celulă. Excel conține mai multe celule într-o foaie de lucru. Fiecare celulă este identificată printr-o adresă unică formată prin combinarea a două caractere, cum ar fi litera unei coloane și numărul unui rând.Rând:Un rând este un spațiu orizontal dintr-un tabel utilizat pentru înregistrarea datelor. Excel conține mai multe rânduri într-o foaie de lucru. Fiecare rând are un număr unic, începând de la 1.Coloană:O coloană este un spațiu vertical dintr-un tabel utilizat pentru înregistrarea datelor. Excel conține mai multe coloane într-o foaie de lucru. Fiecare coloană are o adresă unică reprezentată de o literă, începând cu litera A.Fisa de lucru:O foaie de lucru Excel se referă la zona de rânduri și coloane, care formează împreună un tabel. Putem adăuga diagrame, forme și alte obiecte acceptate dorite în foaia de lucru. Este denumită și foaie de calcul sau foaie de calcul.Caiet de lucru:Un registru de lucru Excel se referă la fișierul principal care include foile de lucru și obiectele aferente.

Bazele MS Excel

Trebuie să cunoaștem elementele de bază ale MS Excel pentru a începe să lucrăm la el. Următoarele sunt câteva lucruri de bază de învățat:

Deschiderea unui MS Excel

Deschiderea MS Excel este primul lucru pe care trebuie să-l știm pentru a lucra la el. Pot exista diferite moduri de a deschide un MS Excel, cum ar fi:

• Îl putem deschide făcând dublu clic pe pictograma sa direct de pe desktop, dacă este instalat folosind setările implicite.
  
• Îl putem deschide făcând dublu clic pe numele său din meniul Start, dat în folderul MS Office.
  
• Putem folosi funcția „Windows Search” și introducem textul „Excel”. Acesta va afișa toate fișierele și programele cu acest nume aflate pe computer. Astfel, putem face dublu clic pe numele lui sub programe pentru a-l deschide.
  

Este important de reținut că MS Excel trebuie instalat pe mașină și numai atunci îl vom putea deschide. Dacă nu găsim programul folosind pașii de mai sus, înseamnă că sistemul nu are suită Office.

Deschiderea unei foi de calcul

După ce am deschis MS Excel, ne va cere să continuăm. Mai exact, afișează mai multe plăci din care putem alege cea dorită și începe să lucrăm la el. Dacă vrem să începem să lucrăm de la zero, putem selecta țiglă „Blank Workbook” și lansăm o foaie de calcul neagră.

În plus, dacă avem un fișier Excel existent și dorim să lucrăm la el, putem da clic pe „Deschideți alte cărți de lucru” din colțul din stânga jos. După aceea, putem localiza fișierul folosind exploratorul de fișiere și facem dublu clic pe el. Fișierul existent va fi deschis instantaneu.

Lucrul cu Panglica

Panglica este denumită panoul de control central pentru Excel. Acest instrument puternic este situat în partea de sus a ferestrei după ce deschidem Excel.

Putem face aproape totul în excel din panglică.

O panglică conține mai multe file, cum ar fi Acasă, Inserare, Aspect pagină și multe altele, iar fiecare filă constă din numărul de butoane pentru a procesa diferite comenzi în Excel. Cel mai bun lucru la aceste butoane este că, dacă plasăm cursorul mouse-ului pe orice buton, acesta ne spune ce sarcină va face.

În afară de aceasta, excel ne permite să personalizăm panglica după alegerea noastră. Putem ascunde/ascunde și insera noi comenzi în consecință.

Gestionarea foilor de lucru

O altă caracteristică excelentă a Excel este că registrele de lucru Excel pot avea mai multe foi de lucru. Putem gestiona diferite foi de lucru ale registrului de lucru direct din partea de jos a ferestrei. Într-un „registru de lucru gol” implicit, putem vedea o singură foaie cu numele „Foaie 1”.

Pentru a insera mai multe foi de lucru, putem folosi a plus (+) semn, care este dat lângă numele foii. Mai mult, putem Click dreapta pe numele său pentru a afișa numărul de alte opțiuni legate de foi. Putem face clic pe aceste opțiuni pentru a gestiona foile de lucru în consecință.

Introducerea Datelor

Introducerea datelor în Excel este unul dintre pașii de bază. Deși este primul pas pe care trebuie să-l facem în Excel pentru a începe să lucrăm cu date, este destul de ușor și aproape fără efort.

Pentru a introduce datele, putem selecta celula specifică și începem să apăsăm butonul de la tastatură în consecință. În ciuda acestui fapt, putem și noi copiați, tăiați și lipiți date în Excel din alte programe. Pe lângă asta, putem și noi import datele din alte fișiere.

Excel ne permite să folosim text, numere, simboluri și alte caractere necesare pentru introducerea datelor.

Efectuarea calculelor

Este o altă caracteristică excelentă a Excel că putem efectua diverse calcule pe datele noastre. Efectuarea calculelor de bază în Excel este atât de ușoară.

Putem folosi semne matematice între date, iar rezultatele vor fi furnizate automat. De exemplu, dacă introducem = 4+5 în oricare dintre celule și apăsați butonul Enter, celula va afișa valoarea 9 , care este suma de 4 si 5. În plus, dacă selectăm o anumită celulă, formula originală (orice am dat în acea celulă) este afișată în bara de formule.

Într-un alt mod, putem folosi și referințele de celule și să inserăm operațiile matematice între ele. Acest lucru va obține și rezultatul corespunzător. De exemplu, să presupunem că introducem 4 în celula A1 și 5 în celula B1. Următorul, intrăm = A1+B1 în celula C1. Făcând asta, celulă C1 afișează suma valorilor date în celulele A1 și B1.

În mod similar, putem efectua alte calcule aritmetice în Excel.

Utilizarea Funcțiilor

Obținerea de rezultate folosind funcțiile Excel este una dintre sarcinile esențiale și poate reduce timpul procesului de lucru într-o oarecare măsură.

În special, majoritatea funcțiilor/ formulelor preiau seturi de numere ca intrări și oferă rezultatele corespunzătoare. Să discutăm acest lucru cu un exemplu simplu:

Să presupunem că introducem 4 în celula A1 și 5 în celula B1. Apoi, introducem = SUM(A1,B2) în celula C1. Făcând asta, celulă C1 afișează suma valorilor date în celulele A1 și B1.

Excel are o gamă largă de funcții valoroase. Pentru a vizualiza diferite funcții, putem naviga la fila „Formule” și selectam categoria specifică de acolo. Excel afișează toate funcțiile acceptate din categoria respectivă.

Odată ce ne familiarizăm cu funcțiile, putem introduceți semnul egal (=) în celulă și scrieți începând orice funcție în ea. Apoi, Excel afișează automat funcțiile corespunzătoare și sintaxa acestora. Putem selecta funcția și merge mai departe conform sintaxei.

Salvăm munca noastră

Odată ce ne-am făcut munca, trebuie să o salvăm într-un fișier. Dacă închidem Excel fără a-l salva, ne vom pierde munca. Cel mai simplu mod de a salva un fișier Excel pe un computer este să apăsați o comandă rapidă de la tastatură „Ctrl +S”. Odată ce apăsăm această comandă rapidă, excel ne va cere să alegem un nume de fișier și locația pentru a-l salva.

De asemenea, putem face clic pe 'Salva' butonul situat pe 'Bara de acces rapid'. Acest buton ne ajută, de asemenea, să salvăm datele temporare într-un fișier existent.

Puncte importante de reținut

Există multe lucruri cruciale pe care trebuie să le știm înainte de a începe să lucrăm la Excel. Unele dintre cele mai importante lucruri de reținut sunt enumerate mai jos:

• Excel ne permite să folosim o gamă largă de comenzi rapide de la tastatură pentru a ne accelera procesul de lucru. Trebuie să folosim tastele de comandă rapidă Excel și să creștem productivitatea procesului nostru de lucru.
• Când dorim să partajăm un fișier Excel cu cineva și nu este nevoie de editare ulterioară, trebuie să salvăm un fișier în format pdf. Acest format nu este ușor de editat, protejând datele de intrări neautorizate. În plus, formatul pdf este, de asemenea, cel mai cunoscut în scopuri de tipărire.
• Excel ne permite să utilizăm diferite extensii de fișiere. Cu toate acestea, fiecare extensie are utilizările sale. În special, extensia XLSX este formatul implicit pentru fișierele Excel atunci când nu există macrocomenzi VBA în interiorul acesteia.
• Dacă fișierul Excel are cantități mari de date (de obicei mai mult de 10 MB), trebuie să folosim extensia XLSB. Este mai rapid și compatibil cu toate funcțiile, formatarea și chiar cu macrocomenzi VBA. Cu toate acestea, este posibil ca acest format să nu fie acceptat în alte programe pentru foi de calcul.
• Deoarece excel acceptă programarea VBA, nu trebuie să deschidem un fișier excel primit din surse nesigure, deoarece poate conține unele coduri vulnerabile.
• Când salvăm un fișier Excel folosind comanda „Salvare ca”, trebuie să fim precauți; în caz contrar, putem ajunge să înlocuim din greșeală fișierul cu cel original. În acest fel, uneori putem pierde date esențiale.